TUGAS SOFTSKILL SIA KE - 14

Nama   : R. Satrio Yudho Nugroho

NPM   : 31109911

Kelas   : 3 DB 23

14.IMPLEMENTASI OPERASI DAN PENGENDALIAN SISTEM

Tiga langkah utama implementasi sistem :

1.       Menetapkan rencana dan pengendalian

2.       Pelaksanaan aktivitas seperti yang telah direncanakan

3.       Menindaklanjuti dan mengevaluasi sistem yang baru

MELAKUKAN AKTIVITAS IMPLEMENTASI

Pelaksanaan implementasi aktivitas meliputi pengerjaan aktual rencana desain yang telah disusun sebelumnya.

Aktivitas-aktivitas yang ditemui selama pelaksanaan ini antara lain :

·         Menyeleksi dan melatih personel

·         Memasang perlengkapan baru komputer baru dan detail desain system

·         Menulis dan menguji program-program computer

·         Pengembangan standar

·         Dokumentasi

·         Konversi file

14.1.   IMPLEMENTASI SISTEM

Manajemen proyek merupakan konsep kunci dalam implementasi sistem. Untuk mengelola proyek implementasi secara memadai harus dibuat rencana-rencana spesifik. Rencana-rencana ini harus berkaitan dengan 3 komponen utama :

1.       Pemilahan proyek menjadi beberapa tahap

2.       Anggaran spesifik untuk setiap tahap

3.       Kerangka waktu spesifik untuk setiap tahap proyek

Terdapat beberapa perbedaan teknik-teknik penjadwalan yang dapat digunakan dalam implementasi pengendalian.

a)      BAGAN GANTT

Menggambarkan secara grafis kegiatan utama proyek implementasi sistem hipotesis

b)      DIAGRAM JARINGAN

Menggambarkan urutan kegiatan yang harus dilakukan

c)       GARIS EDAR (JALUR KRITIS)

Merupakan daftar kegiatan yang kritis dalam proyek yang berarti jiuka salah satu dari. Kegiatan ditunda maka seluruh proyek akan tertunda.

14.2.   PENGENDALIAN KEUANGAN DALAM SISTEM INFORMASI

Berkaitan dengan posisi sistem informasi sebagai salah satu unsur dalam anggaran dan laporan keuangan dengan sistem informasi sebagai pendukung, pusat biaya atau pusat laba dalam sistem akuntansi pertanggungjawaban perusahaan.

A.      ANGGARAN SISTEM INFORMASI

Tujuan umum pengendalian keuangan tidak secara kaku menyatakan sebagai pengurangan biaya, meskipun ada perkembangan tetap dalam hal total biaya sistem informasi. Terdapat berbagai alasan mengapa pengurangan biaya bukan merupakan sasaran utama. Pertama adalah hakekat dari sistem informasi sebagai aktivitas layanan dalam perusahaan. Kedua, dalam persepktif lainnya biaya besar lainnya biaya sistem informasi tidak besar. Ketiga, berkaitan dengan biaya yang jumlahnya tetap dalam jangka pendek. Terakhir, sistem informasi memberikan kemungkinan peningkatan efektivitas keputusan menejerial.

B.      HAKEKAT BIAYA-BIAYA SISTEM INFORMASI

Salah satu determinan utama dalam pengendalian biaya adalah biaya tetap atau variabel. Pada saat aplikasi-aplikasi baru akan dikembangkan, biaya yang berkaitan dapat di jadikan pertimbangan. Jika aplikasi di kembangkan secara in-house, biaya-biaya utama yang dibutuhkan, total biaya pengembangan dapat dimasukan dalamtotal biaya pengoperasian sistem informasi.

C.      PENGENDALIAN PEROLEHAN DAN ASURANSI

Pengendalian keuangan dalam sistem informasi mencakup penentuan metode-metode yang paling menguntunkan, untuk membiayai perolehan peralatan dan juga mendapatkan asuransi untuk mengendaliakn kemungkinan kerugian. Metode umum untuk membiayai perangkat keras sistem mainframe adalah menyewanya dari pemasok.

14.3.   PENGENDALIAN ATAS SUMBER DAYA NON KEUANGAN DALAM SISTEM INFORMASI

A.      PENGENDALIAN AKUNTABILITAS AKTIVA

Sumber daya perusahaan (aktiva) perlu dijaga. Cara menjaga aktiva tersebut antara lain :

1.       Penggunaan buku pembantu dalam catatan akuntansi

2.       Rekonsiliasi (seperti rekonsiliasi kas dan persediaan)

3.       Prosedur acknowledgement sebagai bentuk wujud pertanggungjawaban atas aktiva yang ditangani oleh seseorang atau suatu bagian

4.       Penggunaan log dan register

5.       Review oleh pihak independent

B.      PENGENDALIAN PRAKTIK MANAJEMEN

Meliputi kebijakan dan praktik sumber daya manusia, komitmen terhadap kompetensi, praktik perencanaan, praktik audit, dan pengendalian pengembangan sistem aplikasi (prosedur perubahan sistem dan prosedur pengembangan sistem baru).

C.      PENGENDALIAN APLIKASI

1.       Pengendalian otorisasi

2.       Pengendalian input, dapat berupa edit test pada saat data diinputkan ke dalam layar komputer (validity check, limit check, field check, relationship check), dapat berupa batch control total (amount control total, hash total dan record count) jika data diinputkan secara batch.

3.       Pengendalian proses, dapat berupa manual cross check dan pengendalian proses yang lain.

4.       Pengendalian output. Output mesti didistribusikan ke pihak yang tepat.

Mengidentifikasi dan merekam informasi yang relevan untuk pelaporan keuangan mengkomunikasikan informasi yang relevan dengan format yang sesuai, merupakan beberapa tugas yang dilakukan pada sistem informasi keuangan. Seperti sudah dijelaskan sebelumnya diatas dalam hal merancang suatu sistem tentunya dibutuhkan dana yang cukup besar. Dengan mendokumetasikan setiap langkah perancangan sistem tentunya dapat dibuat suatu pertanggungjawaban yang relevan dalam pelaporan kepada tim keuangan. Untuk itu pengendendalian yang terkait dalam sistem keuangan dapat dilihat seperti dibawah ini :

1.       Harus dipastikan bahwa SIA menghasilkan pelaporan keuangan yang andal.

2.       Semua transaksi yang diproses adalah transaksi yang valid dan terotorisasi

3.       semua transaksi yang valid mesti direkam dan diinputkan tepat waktu dengan cukup detail sehingga transaksi dapat diklasifikasikan dengan semestinya.

4.       semua data input akurat dan lengkap

5.       semua transaksi yang telah diinput diproses dengan baik

6.       semua output yang diperlukan disajikan sesuai dengan aturan yang ada untuk menghasilkan informasi yang akurat dan andal

7.       semua transaksi dicatat dalam periode akuntansi yang tepat

Akuntan harus memahami berikut ini :

1.       Bagaimana transaksi diawali

2.       Bagaimana data didapat dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin atau data diubah dari dokumen sumber ke bentuk yang dapat dibaca oleh mesin

3.       Bagaimana file komputer diakses dan diperbarui

4.       Bagaimana data diproses untuk mempersiapkan sebuah informasi

5.       Bagaimana informasi dilaporkan

SOAL PG :

1.       Manakah dibawah ini yang BUKAN dari langkah utama implementasi sistem?

a.       Menetapkan rencana dan pengendalian

b.      Pelaksanaan aktivitas seperti yang telah direncanakan

c.       Perancangan sistem ←

d.      Menindaklanjuti dan mengevaluasi sistem yang baru

2.       Rencana dalam Implementasi Sistem berkaitan dengan 3 komponen utama, yaitu ?

a.       Pemilahan proyek menjadi beberapa tahap

b.      Anggaran spesifik untuk setiap tahap

c.       A dan B Salah

d.      A dan B Benar ←

3.       Terdapat beberapa perbedaan teknik-teknik penjadwalan yang dapat digunakan dalam implementasi pengendalian, yaitu ?

a.       Diagram Alir Data

b.      Diagram Jaringan ←

c.       Diagram Flow Data

d.      Benar semua

SOAL ESSAY :

1.       Apa yang dimaksud dengan garis edar (jalur kritis) ?

Jawab : Merupakan daftar kegiatan yang kritis dalam proyek yang berarti jiuka salah satu dari. Kegiatan ditunda maka seluruh proyek akan tertunda

2.       Sebutkan 3 Pengendalian Aplikasi ?

Jawab : a. Pengendalian otorisasi

                b. Pengendalian proses, dapat berupa manual cross check dan pengendalian proses
                   yang lain

                c. Pengendalian output. Output mesti didistribusikan ke pihak yang tepat.

Artikel Terkait :

IMPLEMENTASI SISTEM

Manajemen proyek merupakan konsep kunci dalam implementasi system. Untuk mengelola proyek implementasi secara memadai, harus dibuat rencana-rencana spesifik, yaitu :

1.       Pemilahan proyek menjadi beberapa tahap

2.       Anggaran spesifik untuk setiap tahap

3.       Kerangka waktu spesifik untuk setiap tahap proyek

PENGENDALIAN KEUANGAN & SISTEM INFORMASI

Tujuan umum pengendalian keuangan tidak secara kaku dinyatakan sebagai pengurang biaya, meskipun ada perkembangan tetap dalam hal total biaya sistem informasi dlam organisasi. Daripada sebagai pengurang biaya keseluruhan, tujuan umum pengendalian keuangan adalah untuk meningkatkan manfaat yang di peroleh atas pengeluaran system informasi yang telah di lakukan. Alasan mengapa pengurangan biaya bukan merupakan sasaran utama :

1.       Pertama adalah hakekat dari system informasi sebagai aktivitas layanan dalam perusahaan

2.       Kedua, dalam perpektif biaya besar lainnya, biaya system informasi tidak terlalu besar

3.       ketiga berkaitan dengan biaya, yang jumlahnya tetap dalam jangka pendek dan tetap dalam jumlah besar dalam tingkat kegiatan pemrosesan yang lebih besar

4.       Alasan yang terakhir adalah sistem informasi memberikan kemungkinan peningkatan efektivitas keputusan manajerial.

Salah satu determinan utama pengendalian biaya adalah biaya tetap atau variabel. Sebagian besar personel system informasi adalah para professional yang di bayar dengan gaji tetap dan bukan berdasarkan jam kerja. Pengeluaran untuk gaji dan perangkat keras di perkirakan mencapai 75% atau lebih dari anggaran. Hasilnya menunjukkan bahwa anggaran utamanya terdiri atas biaya-biaya tetap.

PENGENDALIAN ATAS SUMBER DAYA NON KEUANGAN DALAM SISTEM INFORMASI

Pengukuran kinerja perangkat keras mencakup pemanfaatan sistem, waktu penuh pengolahan dalam sistem, dan daya tanggap sistem. Statistik pemanfaatan sangatlah penting, karena dapat mengindikasikan adanya leher botol ataupun kebutuhan perluasan sistem. Downtime merupakan persentase waktu dimana mesin tidak tersedia untuk digunakan. Faktor non kuantitatif utama lainnya yang penting dalam pengendalian adalah kinerja perangkat lunak.

Auditing Atas Sistem informasi

Pendekatan umun yang di ikuti auditor adalah pertama, mendapatkan deskripsi mengenai sistem pengendalian intern, umumnya dengan menggunakan kuesioner pengendalian intern. Selama proses, auditor memasukkan tingkat dimana perusahaan secara aktual menerapkan pengendalian intern seperti yang di dokumentasikan dalam evaluasi pengendalian intern. Terakhir, auditor melakukan pengujian transaksi-transaksi spesifik yang berjalan dalam sistem.

Pemeliharaan Dan Modifikasi Sistem

Salah satu alasan untuk melakukan perubahan adalah karena tidaklah mungkin untuk mengatasi seluruh kontinjensi selama tahap perancangan. Bugs adalah kesalahan pemrograman komputer yang tidak dapat dideteksi sampai sistem benar-benar memulai operasi. Seluruh modifikasi sistem harus didokumentasikan secara seksama. Dokumentasi harus mencakup alasan-alasan perubahan, perubahan-perubahan sebenarnya yang dilakukan, dan orang yang mengesahkan perubahan.

Sumber : http://phantomkirei.blogspot.com/2012/12/bab-14-implementasi-operasi-dan.html