TUGAS SOFTSKILL SIA MINGGU 10

NAMA  : R. SATRIO YUDHO NUGROHO

NPM     : 31109911

KELAS : 3 DB 23

10.                         SISTEM PEMROSESAN DATA ELEKTRONIK

10.1    Sistem-Sistem Masukan Dengan Kertas

Dalam beberapa sistem akuntansi yang terkomputerisasi, masukan-masukan ke sistem akuntansi berupa dokumen sumber yang ditulis tangan atau diketik. Dokumen tersebut kemudian dikumpulkan dan dikirimkan ke bagian pengoperasian computer untuk pemeriksaan kesalahan dan pemrosesan

Tahap pemrosesan masukan :

1.       Penyiapan dan Pelengkapan Dokumen Sumber

Dokumen-dokumen sumber seperti order penjualan, diarsip secara manual. Kesalahan -kesalahan yang terjadi dapat diminimalkan jika dokumen sumber dirancang dengan baik dan mudah dimengerti

2.       Pengiriman Dokumen-dokumen Sumber ke Pemrosesan Data

Ketiadaan atau ketidak cukupan prosedur-prosedur pengendalian data yang dikirim dari departemen pemakai ke departemen pemrosesan data akan merupakan kelemahan-kelemahan signifikan, karena hal tersebut memungkinkan adanya transaksi-transaksi palsu atau tidak terotorisasi yang masuk ke dalam sistem pemrosesan

Masukkan Data

Setelah dokumen seperti faktur diterima oleh bagian pemrosesan data, maka akan dilakukan key-transcribe atau pengetikan dengan menggunakan terminal data atau computer personal ( PC ), kemudian disimpan dalam disk. Setelah itu file masukan diverifikasi ( Key Verification ).

Pengeditan Data Program

Teknik perangkat lunak yang digunakan untuk mengecek kesalahan data sebelum pemrosesan dilakukan.

Beberapa alasan untuk menggunakan teknik tersebut adalah :

·         Kesalahan-kesalahan masukan yang timbul dengan melewati verifikasi

·         Kesalahan orang yang menyiapkan dokumen sumber dengan mengabaikan masukan penting.

·          Volume data dalam operasi PDE, dan kemungkinan adanya data yang dimasukkan ke sistem tanpa konversi ulang, membutuhkan skrining metodologis atas seluruh data masukan.

                   Sistem-sistem masukan tanpa kertas

Dalam sistem-sistem masukan tanpa kertas (paperless input systems), kadang disebut juga sistem masukan on-line, transaksi-transaksi dimasukkan secara langsung kedalam jaringan komputer, dan kebutuhan pengetikan dalam dokumen sumber dikurangi. Oleh karena itu, memberikan tingkat otomasi lebih tinggi daripada sistem dengan kertas.

Salah satu masalah dengan sistem tanpa kertas kemungkinan ketiadaan pemisahan tugas dan jejak audit. Konsentrasi fungsi-fungsi dalam masukan data tanpa-kertas mengurangi pengendalian yang berkaitan dengan pemisahan tugas. Pengendalian-pengendalian ini (pengendalian penelaahan dan pengendalian batch atau dokumen-dokumen sumber dan pengendalian yang berkaitan dengan penyiapan dokumen sumber, seperti pemranomoran, otorisasi, dan penelaahan) penting bagi keterpaduan jejak audit dan harus dikomplementasikan dalam sistem tanpa kertas.

Sistem Masukan Tanpa-Kertas Membutuhkan Intervensi Manusia. Terdapat banyak jenis sistem masukan tanpa-kertas dimana para pemakai memasukkan transaksi-transaksi secara langsung ke komputer. Diantaranya, sistem masukan data manual dan sistem identifikasi otomatis seperti sistem Point-Of-Sale (POS).

Dalam sistem masukan data manual on-line, para pemakai secara manual mengetik transaksi ke sistem komputer. Dalam sistem identifikasi otomatis, barang dagangan dan lainnya dibuatkan kartu dengan kode terbaca-mesin.

Transaksi-transaksi dengan sistem masukan tanpa-kertas yang melibatkan intervensi manusia umumnya diproses melalui dua tahapan: entri data dan edit data, dan transfer ke sistem aplikasi komputer pusat.

Memasukkan Data dan Edit Data. Seringkali dilakukan pada saat transaksi dimasukkan. Jika transaksi diterima, akan diproses segera atau kemudian. Jika diproses kemudian, tambahan pengeditan data harus dilakukan.

Transfer Ke Sistem Komputer Pusat. Transaksi-transaksi biasanya dimasukkan secara langsung ke komputer pusat melalui beberapa jenis terminal data yang berkaitan.

Sistem Masukan Tanpa Kertas Yang Tidak Membutuhkan Intervensi Manusia : pemrosesan transaksi otomatis secara penuh. Salah satu aplikasi teknologi ini adalah networked vending machine (NVM)

10.2    Sistem Pemrosesan Berdasar-Kertas

Pada dasarnya seluruh sistem berdasar-kertas untuk memproses transaksi akan berorientasi-batch. Dalam sistem pemrosesan berorientasi-batch, transaksi transaksi dimasukkan ke dalam komputer ( seperti di bahas sebelumnya ) dalam bentuk batch. Batch-batch ini kemudian diproses secara periodik. Contoh pemrosesan batch adalah laporan jam mingguan untuk membuat cek pembayaran pemrosesan kelompok cek untuk memutakhirkan file master hutang dagang, dan pemrosesan faktur faktur untuk memutakhirkan file induk piutang dagang. Pemrosesan secara batch akan ekonomis jika pemrosesan meliputi jumlah transaksi yang banyak.

Banyak sistem berdasar-kertas, yang berorientasi batch menggunakan pemrosesan file berurutan untuk memutakhirkan file induk dan biasanya mencakup tahap tahap berikut ini :

·         Penyiapan file transaksi

·         Pemutakhiran file induk

·          Pemutakhiran buku besar

·         Penyiapan laporan buku besar

                  

                Sistem pemrosesan tanpa-kertas

Dalam sistem pemrosesan tanpa kertas baik pemrosesan batch maupun tepat waktu dapat dilakukan. Dengan pemrosesan tepat waktu kadang-kadang disebut online real time processing. Transaksi-transaksi diproses pada saat dimasukan kedalam sistem. Baik pemrosesan batch maupun tepat waktu dibahas berikut ini dalam konteks sistem pemrosesan tanpa-kertas.

Pemrosesan batch dalam sistem pemrosesan tanpa-kertas

Pemrosesan batch dalam sistem tanpa-kertas mirip dengan pemrosesan batch dalam sistem berdasarkan kertas. Perbedaan utamanya adalah bahwa voucer jurnal diganti dengan fungsi yang serupa tetapi secara elektronis.

Pemrosesan tepat-waktu dalam sistem pemrosesan tanpa-kertas

Keuntungan utama adalah sistem tanpa kertas adalah memungkinkan untuk melakukan pemrosesan yepat waktu. On-line, real time sistems (OLRSs) memproses transaksi segera setelah dimasukan dan dapat segera pula menghasilkan keluaran untuk pemakai. Pemrosesan transaksi-transaksi individual sebagai kebalikan dari kelompok-kelompok transaksi disebut pemrosesan segera,pemrosesan langsung atau pemrosesan tepat-waktu

Jenis pemrosesan tepat-waktu dalam OLRS :

·         Inquiry/response systems

·         Sistem memasukan data, pemakai tidak memasukan data pemrosesan mereka hanya meminta informasi

·         Sistem pemrosesan file

·         Sistem pemrosesan penuh atau sistem pemrosesan transaksi, para pemakai juga melakukan masukan transaksi –transaksi secara interaktif

10.3    Sistem keluaran dengan kertas

Sebagian besar sistem dengan kertas, dan berorietasi-batch dengan pemrosesan file sekuensial menghasilkan volume keluaran yang besar. Karena sistem tersebut tidak menyediakan kueri pemakai untuk akses-random, sistem tersebut umumnya menghasilkan keluaran atau rangkapan microfiche dari seluruh file sebagai referensi. Sebagai contoh, hasil cetakan keluaran file piutang dagang dapat digunakan untuk melihat saldo pelnaggan individual.

SISTEM KELUARAN TANPA KERTAS

Sistem Tanpa kertas yang online dan tepat waktu cenderung menghasilkan sangat sedikit keluaran. Sistem tersebut hampir dapat dikatakan sangat cocok untuk perusahaan berukuran sangat, besar karena sangat tidak praktisuntuk mencetak keluaran yang mungkin mencakup banyak sekali dokumen / catatan.

Pengendalian keluaran dirancang untuk mengecek bahwa hasil pemrosesan telah berupa keluaran yang sah dan keluaran tersebut telah didistribusikan secara memadai

Kelompok pengendalian PDE terpisah seringkali dibentuk untuk memonitor operasi PDE. Kelompok pengendalian PDE kerap merupakan bagian dari fungsi Audit Interen perusahaan. Register distribusi keluaran dibuat untuk mengendalikan disposisi laporan. Register ini dan dokumentasi yang berkaitan harus di telaah secara periodik di fungsi audit intern perusahaan

SOAL PG :

1.       Banyak sistem berdasar-kertas, yang berorientasi batch menggunakan pemrosesan file berurutan untuk memutakhirkan file induk dan biasanya mencakup tahap tahap ?

a.    Penyiapan file induk

b.    Penyiapan file transfer

c.     Penyiapan file transaksi←

d.    Penyiapan file data

2.       Jenis pemrosesan tepat - waktu dalam OLRS adalah ?

a.       Inquiry/response systems

b.      Sistem memasukan data, pemakai tidak memasukan data pemrosesan mereka hanya meminta informasi

c.       A dan B benar ←

d.      A dan B salah

3.       Tahap pemrosesan masukan yaitu ?

a.       Penyiapan dan Pelengkapan Sistem Sumber

b.      Pengiriman Dokumen-dokumen Sumber ke Jaringan

c.       A dan B Benar

d.      A dan B salah ←

SOAL ESSAY :

1.       Apa yang kalian ketahui dengan Penyiapan dan Pelengkapan Dokumen Sumber ?

Jawab : Dokumen-dokumen sumber seperti order penjualan, diarsip secara manual. Kesalahan -kesalahan yang terjadi dapat diminimalkan jika dokumen sumber dirancang dengan baik dan mudah dimengerti

2.       Pengendalian keluaran dirancang untuk mengecek apa?

Jawab : Dirancang untuk mengecek bahwa hasil pemrosesan telah berupa keluaran yang sah dan keluaran tersebut telah didistribusikan secara memadai

Artikel Terkait :

Sistem Proses Data Elektronik

Electronic Data Systems dalam proses mengembangkan dan meningkatkan platform teknologi baru yang disebut EDS Agile Perusahaan platform. This network-based platform is intended to increase EDS' flexibility and reduce costs by providing a new way for clients to structure their IT systems. Ini platform jaringan berbasis dimaksudkan untuk meningkatkan fleksibilitas EDS 'dan mengurangi biaya dengan menyediakan cara baru untuk klien dengan struktur sistem TI mereka. The key feature of this platform is its adaptability to the changing technological environment: while it does not create any new services on its own, the Agile Enterprise platform is designed to accept and integrate additions and new services with the existing services, instead of merely mashing old and new together as many other infrastructures do. Fitur utama dari platform ini adalah adaptasi terhadap lingkungan teknologi berubah: meskipun tidak menciptakan layanan baru sendiri, platform Perusahaan Agile dirancang untuk menerima dan mengintegrasikan penambahan dan layanan baru dengan layanan yang ada, bukan hanya menumbuk lama dan baru bersama sebagai infrastruktur lainnya banyak yang melakukannya. A related initiative is the formation of the EDS Agility Alliance, a cooperative group of technology companies including EDS, Cisco Systems , Dell , and Microsoft . Sebuah inisiatif yang terkait adalah pembentukan Aliansi Agility EDS, sebuah kelompok koperasi perusahaan teknologi termasuk EDS, Cisco Systems , Dell , dan Microsoft

Walaupun banyak sistem komputer berukuran besar yang digunakan, tetapi ada kecenderungan industri komputer mendatang untuk mengembangkan sistem yang lebih kecil.

Komputer perekam magnetik l-9900 dari perusahaan Burrough, minikomputer, memungkinkan pengguna untuk membaca, menyimpan dan menelusuri data pada rekaman memory magnetis dan untuk menghasilkan beragam rekaman akuntansi dan laporan manajemen menyeluruh.

Unit Fungsional. Rekaman magnetik komuter, ditunjukkan Gambar 21-10, bekerja dengan beragam input dan peralatan input peripheral yang meningkatkan fleksibilitas akuntansi dan pelaporan manajemen.

Software. Beragam jenis aplikasi program standar, ditulis dalam COBOL, tersedia untuk bisnis seperti manufaktur, kontraktor, gabungan kredit, rumah sakit dan bank serta pemerintah.

Sumber : http://controlroom1.blogspot.com/2012/01/sistem-proses-data-elektronik.html